Escrito por Alai Ayerdi, DocuWare
Temas: Department – Contabilidad, Department – Finanzas, Inteligencia artificial
Seguir el ritmo de los nuevas aplicaciones de la inteligencia artificial (IA) es un reto. Decidir qué innovaciones beneficiarán realmente a tu organización es aún más difícil. Es posible que tengas que lidiar con una mezcla de documentos en papel y digitalizados o que tengas procesos automatizados que ya no satisfacen tus necesidades. ¿Es el procesamiento de documentos basado en IA una inversión tecnológica que vale la pena explorar? Este artículo explica por qué sí.
Indice
- Comprender el procesamiento inteligente de documentos
- Beneficios de integrar la IA con el procesamiento automatizado de documentos
- Cómo la IA transforma los flujos de trabajo en la gestión documental
- Aplicaciones de IDP en todos los sectores
- La IA en acción en una tienda online de diseño de interiores
- Consideraciones prácticas a la hora de elegir el procesamiento inteligente de documentos basado en IA
- Tendencias futuras: la IA y el procesamiento de documentos
- Conclusión
Comprender el procesamiento inteligente de documentos
El procesamiento automatizado de documentos es un término inclusivo que abarca varios métodos diferentes de digitalización en el procesamiento de documentos. Nos centraremos en el procesamiento inteligente de documentos (IDP), una tecnología de vanguardia que se engloba en el procesamiento automatizado de documentos y utiliza la IA para transformar los procesos manuales que hacen perder tiempo al personal y agotan tus recursos.
El IDP es una tecnología basada en la nube construida con una interacción altamente estructurada entre el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el reconocimiento de texto manuscrito (HTR), la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML), un subconjunto de la IA. Los algoritmos de aprendizaje automático permiten que el IDP se vuelva más inteligente con cada interacción con tus documentos y datos, mejorando continuamente su precisión y eficiencia.
IA para el procesamiento automatizado de documentos
Aumenta la eficiencia al inicio del ciclo de vida del documento con el procesamiento inteligente de documentos (IDP) de DocuWare.
Además, el IDP utiliza el aprendizaje profundo, un subcampo del machine learning, para procesar datos de una manera lógica similar al razonamiento humano. Utiliza capas de algoritmos, conocidas como redes neuronales artificiales, para realizar este análisis. El IDP también utiliza el procesamiento del lenguaje natural (PLN), que permite al software comprender, producir y manipular el lenguaje humano.
La IA desempeña un papel crucial en este tipo de procesamiento automatizado de documentos, ya que permite al sistema comprender el contexto. El resultado es que los sistemas IDP no se limitan a reconocer caracteres en una página, sino que interpretan el significado que hay detrás del texto, lo que permite un procesamiento de datos más preciso, flujos de trabajo optimizados y un intercambio de información simplificado con el resto de software de tu empresa.
Beneficios de integrar la IA con el procesamiento automatizado de documentos
El procesamiento inteligente de documentos IDP permite una extracción de datos más precisa, incluso de documentos complejos, escritos a mano o de baja calidad. Sus modelos de IA personalizados o preconfigurados pueden ser entrenados para reconocer los patrones y combinaciones únicas que se encuentran en tus documentos.
Las capacidades de procesamiento con IA de IDP garantizan que incluso los documentos más deteriorados, como los documentos de identidad o la documentación de vehículos, se indexen y clasifiquen con precisión. Los tipos de documentos pueden validarse y guiarse a través de flujos de trabajo con mayor precisión y menos intervención manual. Trabajar con posiciones de datos complejas como tablas y bloques de texto ya no es un obstáculo gracias a las capacidades de la IA. Todo el ciclo de vida de los documentos se optimiza desde el escaneo o la recepción de documentos electrónicos hasta el archivado a largo plazo.
Estas son algunas de las ventajas más importantes de IDP:
Mayor precisión de los datos: IDP minimiza los errores en la extracción y clasificación de datos, mejorando significativamente la calidad de los mismos. Aprovecha las tecnologías avanzadas de IA para clasificar los documentos en función de su contenido. También utiliza el análisis de IA para identificar y extraer información importante, como fechas, tipos de documentos y firmas.
Preprocesamiento, división y recorte: IDP divide automáticamente los lotes que contienen varios documentos sin hojas separadoras ni códigos de barras. El recorte estandariza los tamaños de los documentos de diversas fuentes, lo que garantiza un procesamiento coherente y optimizado. También puede censurar datos confidenciales para garantizar el anonimato y confidencialidad de los datos.
Eficiencia y reducción de costes: Al automatizar las tareas manuales de procesamiento de documentos, las empresas pueden reducir significativamente los costes de mano de obra, minimizar los errores y reducir el tiempo de procesamiento. Esto conduce a una toma de decisiones más rápida y a un mejor servicio al cliente, lo que en última instancia genera mayores ingresos. Por ejemplo, una institución financiera que automatiza el procesamiento de préstamos puede gestionar más solicitudes en menos tiempo, aumentando su capacidad y rentabilidad.
Seguridad y cumplimiento: Es fundamental garantizar la seguridad de los datos y la privacidad, ya que los sistemas IDP manejan información confidencial que debe protegerse contra violaciones de datos y accesos no autorizados. La tecnología puede utilizar controles sólidos de privacidad, cifrado y seguridad de datos, y respalda el cumplimiento de normas como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
El software IDP también utiliza algoritmos de protección que salvaguardan los documentos procesados y almacenados contra el acceso no autorizado. IDP también crea registros de auditoría que detallan las actividades de procesamiento de documentos necesarias para demostrar el cumplimiento normativo durante las auditorías.
Economías de escala: IDP ofrece una solución escalable que procesa grandes volúmenes de datos de forma rápida y precisa. Los modelos de IA de las soluciones evolucionan con tu organización, gestionando más documentos y adaptándose a nuevos tipos de datos sin perder eficiencia. Esta flexibilidad garantiza que los flujos de trabajo de procesamiento de documentos sigan siendo eficientes y eficaces a medida que tu negocio crece.
Cómo la IA transforma los flujos de trabajo en la gestión documental
El procesamiento inteligente de documentos (IDP) puede automatizar cualquier proceso empresarial transaccional. La automatización optimiza los flujos de trabajo al fusionar las actividades de procesamiento de documentos en una sola unidad cohesiva. Esta consolidación disminuye la necesidad de intervención humana y envía los documentos a través de cada etapa de procesamiento sin problemas y sin contratiempos.
Los siguientes ejemplos demuestran cómo el IDP mejora los flujos de trabajo:
- IEn el sector sanitario, los sistemas de IDP pueden interpretar historiales médicos y extractos de facturación digitalizados. A continuación, sus tecnologías de automatización utilizan los datos extraídos para actualizar el software de facturación y los archivos de los pacientes. El IDP también puede escanear la documentación de las explicaciones de las prestaciones y confirmar la cobertura del seguro.
- Las tareas legales que implican el análisis de extensos documentos de casos para extraer detalles relevantes son flujos de trabajo ideales para que los maneje el IDP. Por ejemplo, puede escanear automáticamente los registros judiciales digitalizados y otros documentos no estructurados, y luego entregar la información pertinente a través del correo electrónico y el software de gestión de casos.
- Las compañías de seguros de automóviles pueden utilizar el IDP para agilizar la tramitación de las reclamaciones. El IDP revisa los documentos de las pólizas junto con imágenes y fotos que muestran los daños para extraer los datos necesarios y calcular una cantidad precisa de cobertura para el cliente. Esto acelera el proceso de pago para aumentar la satisfacción del cliente y mejorar la eficiencia.
Aplicaciones de IDP en todos los sectores
El IDP ofrece grandes ventajas a todas las empresas que manejan un gran volumen de documentos y datos complejos.
Manufactura
Procesa las facturas de los proveedores, reconoce y extrae información relevante, como los nombres de los proveedores, los números de factura y las condiciones de pago, con un alto grado de precisión. También mejora los flujos de trabajo en los departamentos de ingeniería, control de calidad, compras y otros.
Servicios financieros
Acelera la aprobación de préstamos hipotecarios, mejora la detección de fraudes y confirma las órdenes comerciales. El IDP también puede automatizar los procesos de solicitud de préstamos, digitalizar registros en papel y extraer datos de balances y extractos bancarios.
Contabilidad
Sustituye la introducción manual de datos digitalizando facturas, órdenes de compra y otros documentos contables comunes y extrayendo los datos pertinentes.
Seguros
Ayuda en la suscripción, el procesamiento de reclamaciones, las tasaciones de propiedades y otros procesos que requieren muchos documentos.
Healthcare
Convierte los registros de pacientes a formato digital, gestiona el procesamiento de reclamaciones de seguros y recopila información de documentos médicos para mejorar la gestión de los registros de pacientes y la facturación. Los hospitales también pueden extraer y clasificar automáticamente la información de los pacientes a partir de notas, resultados de pruebas y documentos de seguros, lo que reduce el trabajo administrativo y los errores.
La IA en acción en una tienda online de diseño de interiores
Connox es una de las principales tiendas online europeas de diseño de interiores de alta gama. La empresa vende más de 34.000 artículos seleccionados de muebles y accesorios de diseño de marcas internacionales. Sin automatización, las confirmaciones de pedidos, los albaranes y las facturas se procesaban manualmente y completar cada transacción llevaba entre 5 y 30 minutos. Connox quería establecer un proceso automatizado para manejar estas tareas. El objetivo era minimizar la intervención manual, acelerar los procesos y aumentar la precisión de la extracción de datos.
La empresa logró este objetivo utilizando DocuWare IDP para automatizar los procesos de verificación y revisión de todos los documentos relacionados con las compras. Como resultado, Connox redujo el tiempo dedicado a la tramitación de pedidos en un 70%. Esto mejora significativamente la productividad y la eficiencia operativa.
Además del ahorro de tiempo, DocuWare IDP mejoró la precisión de la introducción y clasificación de datos, lo que redujo los errores y optimizó todo el flujo de trabajo.
Consideraciones prácticas a la hora de elegir el procesamiento inteligente de documentos basado en IA
Asegúrate de que la solución para el procesamiento inteligente de documentos IDP que selecciones ofrezca:
Una interfaz fácil de usar: Una interfaz intuitiva promueve una adopción más rápida, acorta el tiempo de formación, minimiza los errores y aumenta la eficiencia general y la satisfacción de los empleados.
Procesamiento en tiempo real: la IA opera en unidades modernas de procesamiento gráfico (GPU), recibirás los datos extraídos en tiempo real (es decir, menos de 1 segundo por página de documento). Esta tecnología incorpora una enorme capacidad computacional, y puede ofrecer una aceleración notable en cargas de trabajo que aprovechan la naturaleza paralela de las GPU.
Modelos de IA tanto preconfigurados como personalizados: Los modelos preconfigurados son específicos de la industria o función y se entrenan con los documentos más utilizados en ese sector. También utilizan el machine learning que mejora continuamente la precisión a medida que utilizas la solución IDP. Los modelos de IA personalizados se desarrollan y entrenan para abordar las necesidades únicas de tu negocio o industria en particular. Están construidos para centrarse en los tipos de documentos, puntos de datos y flujos de trabajo que son más importantes para tu empresa.
Cumplimiento: Tu solución IDP debe facilitar el cumplimiento de las normativas estatales, federales, sectoriales y de los estándares internacionales si haces negocios fuera de la UE. Busca un proveedor con un software que haya obtenido la certificación de Controles Organizacionales y de Sistemas (SOC). El proceso de certificación fue creado por el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA) para garantizar que los datos de los clientes de una empresa estén protegidos contra el acceso no autorizado y las ciberamenazas. La certificación SOC 2 te garantiza un alto nivel de seguridad de la información.
Human-in-the-loop: El software debe aprovechar el poder de las funciones Human-in-the-loop (HITL) o colaboración hombre-máquina (en español), para proporcionar control de calidad, gestionar excepciones, permitir el progreso continuo y procesar adecuadamente datos complicados no estructurados.
Fácil integración: Debe integrarse con el software de gestión de relación con los clientes, gestión de recursos empresariales y gestión de procesos empresariales para aumentar la capacidad del software para automatizar procesos que involucran documentos, correos electrónicos y otros datos no estructurados.
Tendencias futuras: la IA y el procesamiento de documentos
Un artículo reciente publicado por la Asociación para la Gestión Inteligente de la Información (AIIM) predice que los avances en el aprendizaje profundo y el procesamiento del lenguaje natural (PLN) permitirán que los sistemas de IDP sean aún más sofisticados. IDP utilizará esta nueva funcionalidad para perfeccionar la clasificación de documentos, la accesibilidad, la traducción, la detección de errores y los procesos de toma de decisiones.
La tecnología Blockchain tiene el potencial de mejorar la IDP al ofrecer registros de transacciones más seguros e inalterables. A medida que las empresas buscan métodos más sólidos para gestionar y autenticar sus documentos, se espera que aumente el uso del Blockchain. Las mejoras en el análisis predictivo también desempeñarán un papel importante al ofrecer conocimientos más profundos que guíen la toma de decisiones y mejoren los resultados.